19
Июнь
2017

УВАЖАЕМЫЕ РАБОТОДАТЕЛИ !

14 февраля 2017 года заключено региональное трехстороннее Соглашение между профсоюзами, работодателями и Администрацией Приморского края о регулировании социально-трудовых отношений на 2017-2019 годы (далее – Соглашение), которое включает обязательства сторон по повышению уровня жизни населения и обеспечению социальной поддержки людей, имеющих доходы ниже прожиточного минимума.

Данные обязательства включают в себя выполнение работодателями требований нормативных документов по формированию и сдаче на хранение архивов организаций, содержащих персональные данные работников, необходимые для назначения пенсий и социальных пособий (пункт 4.11. Соглашения). Такие архивные документы являются документами по личному составу.

Федеральным законом от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» установлена обязанность государственных органов, органов местного самоуправления, организаций и граждан, занимающихся предпринимательской деятельностью без образования юридического лица, обеспечивать сохранность документов по личному составу, созданных до 2003 года, – не менее 75 лет со дня создания; созданных начиная с 2003 года – не менее 50 лет со дня создания (статьи 17 и 221), а при ликвидации (в том числе в результате банкротства) – передавать эти документы в упорядоченном состоянии в соответствующий государственный или муниципальный архив (статья 23).

Состав документов, подлежащих хранению в течение 75 (50) лет, а также сроки хранения документов, определяются перечнем типовых архивных документов с указанием сроков их хранения, утверждаемым специально уполномоченным Правительством Российской Федерации федеральным органом исполнительной власти, а также перечнями документов, образующихся в процессе деятельности федеральных органов государственной власти, иных государственных органов Российской Федерации и их подведомственных организаций, с указанием сроков хранения (статья 23).

В Перечне типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденном приказом Министерства культуры Российской Федерации
от 25 августа 2010 г. № 558 определен комплекс документов, которым установлен 75-летний срок хранения.

Кроме того, целому ряду документов с 5-летним сроком хранения (ст.393-396, 412, 456, 583, 586, 623, 637, 668, 676, 685 «з», 696, 726, 842) может быть установлен 75-летний срок хранения для работников с тяжелыми, вредными, опасными условиями труда и/или при отсутствии по каким-либо причинам документов, имеющих 75-летний срок хранения.

Вместе с тем, обращаем внимание на то, что Кодексом Российской Федерации об административных правонарушениях предусмотрена административная ответственность за нарушение правил хранения, комплектования, учета или использования архивных документов (статья 13.20) и нарушения требований законодательства о хранении документов (статья 13.25).

 

ВЫПИСКА

из Перечня типовых управленческих архивных документов,

образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденного приказом Министерства культуры Российской Федерации
от 25 августа 2010 г. № 558

 

Номер статьи Вид документа Срок хранения документа Примечания
1 2 3 4
1. Организация системы управления

1.1. Руководство

19 Приказы, распоряжения;

б) по личному составу (прием, перемещение, совмещение, перевод, увольнение; аттестация, повышение квалификации, присвоение званий (чинов); изменение фамилии; поощрения, награждения; оплата труда, премирование, различные выплаты; все виды отпусков работников с тяжелыми, вредными и опасными условиями труда, отпуска по уходу за ребенком, отпуска без сохранения содержания (заработной платы); дежурства по профилю основной деятельности; длительные внутрироссийские и зарубежные командировки, командировки для работников с тяжелыми, вредными и опасными условиями труда)

 

75 л. (2) ЭПК

 (2) О дисциплинарных  взысканиях, ежегодных оплачиваемых отпусках, отпусках, в связи с обучением, дежурствах, краткосрочных внутрироссийских и зарубежных командировках – 5 л.
1.2. Организационные основы управления
74 Штатные расстановки (штатно-
списочный состав работников)
75 л.
77 Положения, инструкции о правах и обязанностях должностных лиц
(типовые):
а) по месту разработки и/или
утверждения
б) в других организациях

Пост. (1)

3 г. (2)

(1) Индивидуальные
работников — 75 л.

 

(2) После замены
новыми

80 Должностные регламенты (типовые государственных и муниципальных служащих:
а) по месту разработки и утверждения
б) в других организациях

Пост. (1)

3 г. (2)

(1) Индивидуальные работников — 75 л.

2) После замены
новыми

1.5. Документационное обеспечение управления и
организация хранения документов
258 Книги, карточки (базы данных),
реестры, журналы регистрации и
контроля:
б) распорядительных документов
по личному составу (2)

75 л. (1)

(1) Хранятся в организации.
Подлежат приему в государственный,  муниципальный архив, если могут быть использованы в качестве научно-справочного  аппарата.

(2) О дисциплинарных взысканиях, ежегодных оплачиваемых отпусках, отпусках в связи с обучением, дежурствах, краткосрочных внутрироссийских и зарубежных командировках – 5л.

4. Учет и отчетность

4.1. Бухгалтерский учет и отчетность

393 Налоговые декларации и расчеты авансовых платежей по единому социальному налогу 5 л. (1) (1) При отсутствии лицевых счетов или ведомостей начисления заработной платы –
75 л.
394 Налоговые карточки по учету доходов и налога на доходы физических лиц (ф. № 1-НДФЛ) 5 л. (1) (1) При условии проведения проверки (ревизии). При отсутствии лицевых счетов – 75 л.

 

395 Декларации и расчеты авансовых платежей по страховым взносам на обязательное пенсионное страхование 5 л. (1) (1) При отсутствии лицевых счетов или ведомостей начисления заработной платы –
75 л.
396 Сведения о доходах физических лиц 5 л. (1) (1) При отсутствии лицевых счетов или ведомостей начисления заработной платы -75 л.
397 Реестры сведений о доходах физических лиц 75 л.
412 Документы (сводные расчетные (расчетно-платежные) ведомости (табуляграммы) и документы к ним, расчетные листы на выдачу заработной платы, пособий, гонораров, материальной помощи и др. выплат (1); 5 л. (1) При отсутствии лицевых счетов — 75 л.
413 Лицевые карточки, счета работников 75 л. ЭПК
419 Ведомости на выдачу дивидендов 75 л.
456 Документы (акты, справки, счета) о приеме выполненных работ:

б) по трудовым договорам,
договорам подряда

 

5 л. (2)

(2) При отсутствии лицевых счетов — 75 л.
7. Трудовые отношения

7.1. Организация труда и служебной деятельности

574 Журналы учета работников, совмещающих профессии До минования надобности (1) 1)  Для работников с тяжелыми, вредными, опасными условиями труда — 75 л.
583 Документы (отчеты, справки,  информации) о переводе  работников на сокращенный рабочий день или рабочую неделю 5 л. (1) ЭПК (1)  При тяжелых,  вредных и опасных условиях труда — 75 л.
586 Табели (графики), журналы учета рабочего времени 5 л. (1) 1) При тяжелых,  вредных и опасных условиях труда — 75 л.
593 Тарификационные ведомости (списки) 75 л.
599 Документы (протоколы, акты, справки, сведения) об оплате труда, выплате денежного содержания и начислении стажа работы лицам, замещающим государственные должности 75 л.
7.3. Охрана труда
602 Документы (положения, протоколы, решения, предложения, заключения, перечни стандартов и норм, перечни рабочих мест, обоснования, данные, информации, ведомости рабочих мест, карты аттестации рабочих мест, планы) об аттестации рабочих мест по условиям труда 45 л. (1) ЭПК (1)  При тяжелых, вредных и опасных условиях труда – 75 л.
613 Списки работающих на производстве с тяжелыми, вредными, опасными условиями труда 75 л.
615 Табели и наряды работников тяжелых, вредных, опасных профессий 75 л.
617

 

Документы (акты, заключения, справки и др.), подтверждающие тяжелые, вредные, опасные условия труда 75 л. ЭПК
622 Акты расследования профессиональных отравлений и заболеваний 75 л. ЭПК
623 Договоры страхования работников от несчастных случаев 5 л. (1) (1) После истечения срока действия договора.
При наступлении несчастного случая –
75 л.
632 Документы (акты, заключения, отчеты, протоколы, справки) о производственных авариях и несчастных случаях:

а) по месту происшествия

б) в других организациях

 

75 л. (1) ЭПК

5 л.

(1) Связанных с крупным материальным ущербом и человеческими жертвами – пост. **
633 Документы (протоколы, справки, заключения) о тяжелых, вредных, опасных условиях производства, травматизме и профессиональных заболеваниях 75 л. ЭПК
636 Документы (акты, докладные записки, заключения) о сокращении рабочего дня в связи с тяжелыми, вредными, опасными условиями труда 75 л. ЭПК
637 Документы (докладные записки, акты, заключения, переписка) об обеспечении рабочих и служащих специальной одеждой, обувью, специальным питанием 3 г. (1) (1) При отсутствии других документов о тяжелых, вредных и опасных условиях труда акты, заключения –
75 л.
8. Кадровое обеспечение

8.1. Прием, перемещение (перевод), увольнение работников

654 Письменные уведомления работодателя об увольнении работников с указанием причин, не вошедшие в состав личных дел 75 л.
656 Личные дела (заявления, копии приказов и выписки из них, копии личных документов, листки по учету кадров, анкеты, аттестационные листы и др.) (1):

а) руководителей организации; членов руководящих, исполнительных, контрольных органов организации; членов (депутатов) представительных органов Российской Федерации, субъектов Российской Федерации, органов местного самоуправления; работников, имеющих государственные и иные звания, премии, награды, степени и звания

б) работников, в т.ч., государственных гражданских и муниципальных служащих

 

 

Пост.

75 л. ЭПК

(1) Виды документов, входящих в состав личных дел, определенных категорий работников указаны в соответствующем законодательстве
657 Трудовые договоры (служебные контракты), трудовые соглашения, договоры подряда, не вошедшие в состав личных дел 75 л. ЭПК
658 Личные карточки работников, в т.ч., временных работников 75 л. ЭПК
659 Выездные дела специалистов, командированных на работу за рубежом 75 л.
660 Сведения о доходах, об имуществе и обязательствах имущественного характера государственных гражданских и муниципальных служащих, не вошедшие в состав личных дел 75 л. ЭПК
662 Переписка по вопросам реабилитации (политической, профессиональной, медицинской) работников 75 л. ЭПК
664 Подлинные личные документы (трудовые книжки, дипломы, аттестаты, удостоверения, свидетельства) До востребования (1) (1) Невостребованные -75 л.
666 Документы (заявления работника о согласии на обработку персональных данных, сведения, уведомления) о субъекте персональных данных 75 л. ЭПК
667 Акты приема-передачи личных дел государственных гражданских и муниципальных служащих при переходе на другую работу 75 л.
668 Командировочные удостоверения 5 л.(1) (1) После возвращения из командировки.

Для работников, направленных в командировки в районы Крайнего Севера и приравненные к ним местности  — 75 л.

 

671 Документы (выписки из протоколов, списки трудов, отчеты) для конкурсных комиссий по замещению вакантных должностей, избранию на должность лиц (работников),
не имеющих личных дел
75 л. ЭПК
676 Документы (представления, ходатайства, анкеты, акты) об установлении персональных ставок, окладов, надбавок 5 л. (1) (1) При отсутствии приказов — 75 л. ЭПК
685 Списки:

г) работников

з) получающих персональные ставки, оклады

 

75 л.

10 л. (1)

(1) При отсутствии лицевых счетов — 75 л.
695 Книги, журналы, карточки учета:

а) приема, перемещения (перевода), увольнения работников

б) личных дел, личных карточек, трудовых договоров (контрактов) трудовых соглашений

в) выдачи (учета движения) трудовых книжек и вкладышей к ним

и) регистрации прибытия и выезда сотрудников и членов их семей, направленных в загранпредставительства и учреждения Российской Федерации, международные организации

 

75 л.

75 л.

75 л.

75 л.

8.2. Установление квалификации работников
696 Протоколы заседаний, постановления аттестационных, квалификационных, тарификационных комиссий; документы (протоколы счетных комиссий; бюллетени тайного голосования) к ним

 

15 л. (1) ЭПК (1) На предприятиях
с тяжелыми, вредными
и опасными условиями труда — 75 л. ЭПК
697 Аттестационные заключения; документы (предложения, рекомендации, копии документов, программы выполнения рекомендаций, выданных в ходе аттестации) к ним, не вошедшие в состав личных дел 75 л.
698 Документы (представления, заключения, дипломы, удостоверения, свидетельства) о присвоении классных чинов и специальных званий, не вошедшие в состав личных дел 75 л. ЭПК
704 Документы (справки, анкеты, списки) по тарификации персонала

 

75 л. ЭПК
8.3. Повышение квалификации работников
726 Ведомости учета часов работы преподавателей

 

5 л. (1) (1) При отсутствии лицевых счетов — 75 л.
8.4. Награждение
735 Документы (представление, наградные листы, ходатайства, характеристики, автобиографии, выписки из решений, постановлений, протоколов и др.) о представлении к награждению государственными, муниципальными и ведомственными наградами, присвоении званий, присуждении премий:

а) в награждающих организациях

б) в представляющих организациях

 

Пост.

75 л. ЭПК

737 Государственные, муниципальные и ведомственные награды (удостоверения), оставшиеся не врученными

 

До востребования (1) (1) Невостребованные — 75 л.
739 Документы (протоколы, выписки, решения, справки, постановления, книги регистрации), подтверждающие право на выдачу удостоверений участников вооруженных конфликтов, ликвидации аварий и других чрезвычайных ситуаций 75 л. ЭПК
740 Ходатайства о выдаче дубликатов документов к государственным, муниципальным и ведомственным наградам взамен утраченных; документы (заявления, справки)
к ним:

а) в награждающих организациях

б) в других организациях

 

Пост.

75 л. ЭПК

746 Документы (представления, ходатайства, характеристики, биографии, выписки из решений, постановлений, приказы, переписка) о занесении на Доску Почета, не вошедшие в состав личных дел 75 л.
10. Административно-хозяйственные вопросы

10.3. Транспортное обслуживание, внутренняя связь

842 Путевые листы 5 л. (1) (1) При условии проведения проверки (ревизии). При отсутствии других документов, подтверждающих тяжелые, вредные и опасные условия труда — 75 л.
11. Социально-бытовые вопросы

11.1. Социальное страхование

900 Личные дела:

д) ветеранов труда, ветеранов Великой Отечественной войны, пенсионеров с большим страховым стажем

 

75 л. ЭПК

901 Списки работников, уходящих на льготную пенсию 75 л.
905 Индивидуальные сведения о трудовом стаже, заработке (вознаграждении), доходе и начисленных страховых взносах застрахованного лица 75 л. ЭПК
908 Журналы, книги учета:

б) выдачи страхового свидетельства государственного пенсионного страхования

 

75 л.

12. Деятельность первичных профсоюзных
и иных общественных организаций (объединений)

12.1. Организация деятельности

984 Списки и карточки учета освобожденных работников общественной организации (объединения) 75 л.

 

 

_______________________

Author: admin
Posted in: Новости

Trackback from your site.